Technik

Veröffentlicht am 30. Oktober 2020

Portfolio Management – Structure for Jira

Structure for Jira ist eine Portfoliomanagement-App aus dem Hause ALM Works und integriert sich nahtlos in die Jira-Umgebung. Ich muss gestehen, Structure ist definitiv eine meiner Lieblings-Apps und wenn ihr weiterlest, vielleicht auch bald eine eurer.  

Also, was kann die App?

Unbegrenzte Hierarchien und multiple Strukturen

Jira und Hierarchien, das ist ja so eine Sache. Es gibt nicht viele und das bildet nicht unbedingt immer die Praxis der unternehmerischen Prozesse ab. Besonders wenn es dann um den Bedarf geht, einen Überblick über ein definiertes Arbeitsspektrum zu erhalten. Structure kann das! In Structure ist es möglich, die Vorgänge individuell zu organisieren. Eine Ebene mehr gefällig? Kein Problem: Erstelle einfach einen Ordner, der Inhalten als logische Einheit übergeordnet ist. Noch eine Ebene mehr gefällig? Die Anzahl der Verschachtelungen ist nicht begrenzt. Mit Structure hast du nicht nur das Recht, EINE Struktur zu erstellen, sondern beliebig viele. Zusätzlich kannst du eine Struktur in eine andere Struktur einfügen. Zusätzlich kannst du für jede einzelne Struktur die Rechte verteilen: Teile ein, wer sie sehen und ändern kann und wer Strukturen anlegen darf.

Die Struktur kann rechnen!

Ok, ist ja ganz schick… ich kann mehr Ordnung schaffen… ist das alles? Nein! Das Herausragende an diesen Verschachtelungen ist, dass Structure die darunter liegenden Inhalte aggregiert! Du kannst auf einen Blick sehen, wie der Fortschritt in dem von dir definierten Arbeitsumfang ist. Aber was ist Fortschritt? Das legst du selbst fest. Willst du den Fortschritt nach Status der Vorgänge aufschlüsseln? Dann kannst du hinterlegen, welcher Status wie viel zum Projektfortschritt beiträgt. Willst du den Fortschritt als Balken oder als Prozentzahl sehen? Deine Entscheidung. Wenn der Fortschritt nicht nach Status der Vorgänge, sondern nach den gebuchten Zeiten (gegenüber der ursprünglichen Schätzung) dargestellt werden soll, dann stellst du das mit ein paar wenigen Mausklicks ein. Und damit nicht genug: In Structure kannst du einfach zusätzliche Ansichtsspalten hinzufügen – nach bestehenden Standard-Feldern, nach benutzerdefinierten Feldern und nach Spalten, in denen du deine individuellen Rechenoperationen durchführen lassen kannst! Du hast Kennzahlen in deinen Projekten, die sich aus bestimmten Feldern errechnen? Mit Structure ist dies hinterlegbar!

Inline Editing

Bei den bisher vorgestellten App-Features kommt es fast als selbstverständlich rüber, aber es ist gut, es trotzdem anzusprechen: Du kannst die Daten direkt aus der Struktur heraus ändern. Und auch die Erstellung von neuen Vorgängen funktioniert direkt in der Struktur. Es müssen keine neuen Fenster geöffnet oder das Programm gewechselt werden. Eine Massenverarbeitung von Vorgängen ist auch verfügbar. Das ist einfach, komfortabel und praktisch.

Automatisierung & Synchronisation der Vorgänge in der Struktur

Eines der Kernstücke von Structure sind die Automatisierungsmöglichkeiten der Einbindung sowie der Darstellung der Jira-Vorgänge. Natürlich kannst du deine Strukturen auch manuell zusammenziehen und bestimmen. Oder du lässt diese per JQL-Suche anzeigen und bestimmst dann einzelne Vorgänge. Bei Structure kannst du auch dynamische Strukturen zusammenstellen und zum Beispiel deine Release- und/oder Sprintplanung direkt in der Struktur machen. Dort hast du mehr Überblick über andere Parameter, die dir im Backlog nicht zur Verfügung stehen.

Durch die Möglichkeiten der Automatisierung kannst du deine Strukturen so zusammenstellen, wie du es benötigst: Brauchst du eine Übersicht aller Vorgänge nach dem aktiven Sprint gruppiert? Und diese je nach Bearbeitern untergruppiert? Das Ganze wiederum nach Rang sortiert? Kein Problem!

Die Möglichkeiten sind so vielfältig, wie deine Anforderungen. Hier noch ein paar Beispiele, was du zusammenstellen kannst: 

  • eine Übersicht der Vorgänge aus deinen Strukturen, gruppiert nach Priorität der Vorgänge,
  • eine Übersicht im Projekt über die Vorgänge, die eine Abhängigkeitsbeziehung zu deinen Vorgängen haben,
  • eine Übersicht über alle Vorgänge aus allen Jira-Projekten, die ein bestimmtes Merkmal tragen,
  • eine Übersicht deines Projektes, ohne dass deine Änderungen Auswirkungen auf den Rang haben, um ein paar Alternativen testen zu können.

Was ist dein Anwendungsfall?

Anpassbare Ansichten

Es liegt an dir zu bestimmen, welche Spalten du in welcher Reihenfolge bei deiner Struktur anzeigen lassen möchtest. Ebenso besteht die Möglichkeit, dieses Setting abzuspeichern und zu teilen. So können du und deine Kollegen in einer jeweils anderen Struktur die gleiche Ansicht auf die Vorgänge haben. Hast du deine Ansicht um umzurechnende Spalten erweitert und möchtest, dass andere sie auch nutzen können, dann teile deine gespeicherte Ansicht. 

Vorlagen erstellen

Dieses Feature ist im Paket enthalten und hat einen Funktionsumfang, wie manche separat erhältliche App: Du kannst eine Struktur kopieren. Klingt jetzt nicht so spannend, aber was bedeutet das? Du hast die Möglichkeit, eine Struktur zu erstellen – quasi einen 150 %-Standard-Projektplan. Diesen kannst du klonen, inklusive der Vorgänge, Anhänge und mehr. Dann schmeißt du die für diesen Prozess nicht benötigten Vorgänge raus, voilà! Wiederkehrende Prozesse lassen sich so auf einfache Art schnell aufziehen, ohne lange nach den benötigen Dokumenten oder den erforderlichen Arbeitsschritten zu suchen. Entschuldigt, ich habe früher viel im klassischen Projektmanagement zu tun gehabt, da fängt man an, freudig-nervös auf-und-ab zu hüpfen, wenn man auf solche Features trifft. Aber ich kann mir vorstellen, dass ihr auch den einen oder anderen Ablauf kennt, der so leichter wird.

Exportfunktion

Einige App-Hersteller bringen dies als bezahlpflichtige Zusatzerweiterung heraus. Hier ist gleich die Möglichkeit vorhanden, seine Strukturen in Excel zu exportieren. Wenn du deinen Plan beziehungsweise den aktuellen Stand an jemanden schicken möchtest, der nicht auf eurer Jira-Instanz arbeitet, kannst du einfach auf die Exportfunktion zurückgreifen.

App-Erweiterungen

So viel erstmal zu den Basis-Features, die Structure mit sich bringt. Ich kann nur empfehlen: Schau dir die App an und teste sie, entdecke die Möglichkeiten, die sie dir persönlich und deinem Arbeitsumfeld bietet. Ich stolpere selbst immer wieder über neue Einsatzmöglichkeiten.

Das schöne hierbei: Es gibt noch mehr! 

ALM Works hat App-Erweiterungen im Angebot, die den Funktionsumfang um weitere Dimensionen und Einsatzmöglichkeiten erweitert.

Structure.Gantt

Durch diese Erweiterungen werden gleich zwei Features verfügbar:

Die Erweiterung deiner Strukturen durch ein Gantt-Chart – sprich, du erhältst eine visuelle Erweiterung deiner Vorgänge als Balkenterminplan mit Drag-and-drop-Funktionalität und Ansicht der Releases und Sprints. So kannst du deine Sprintplanung noch leichter durchführen. Außerdem du hast gleichzeitig alle Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen im Blick, erlebst terminliche Auswirkungen sofort und kannst darauf reagieren.

Das zweite Feature ist die Erweiterung deiner Struktur und deines Gantt-Charts um die Ressourcen-Komponente. Ist dein Plan mit deinem Team umsetzbar? Arbeitet jemand in Teilzeit oder ist nicht zu 100 % für dein Projekt verfügbar? Das kannst du hier gleich berücksichtigen. Durch die Inline-Edit-Funktion von Structure kann der Plan direkt abgeändert und Aufgaben können beispielsweise direkt im Team-Meeting umverteilt werden.

Structure.Pages

Eine Perle, über die ich erst kürzlich gestolpert bin und auf die ich nicht mehr verzichten möchte: die Einbindung von Confluence-Seiten direkt in die Struktur. Und direkt heißt, dass du die Seite auch direkt in der Struktur bearbeiten kannst.

Structure.Testy

Structure.Testy ist eine kostenfreie Leichtgewicht-Erweiterung deiner Struktur. Hiermit kannst du ein einfaches Testmanagement nutzen und hast die Möglichkeit, Testpläne zu erstellen, die Resultate in der Hierarchie hochaggregiert zu sehen und die Ergebnisse direkt einzutragen. Viel mehr braucht es manchmal nicht.


Eine kostenlose 30-Tage-Testphase kann direkt vom Atlassian Marktplatz heruntergeladen und installiert werden.

Wenn ihr Fragen oder Beratungsbedarf zum Einsatz der App habt, meldet euch gerne bei uns: atlassian@team-neusta.de 


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