7 Tipps für eine einfachere Remote Produkt-Inkrement-Planung
Veröffentlicht 21 Jul 2020 von Sean Blake, Head of Marketing bei Easy Agile
Die Auswirkungen der Pandemie COVID-19 sind überall zu spüren und stellt auch die Arbeitswelt vor neue Herausforderungen. Mobiles Arbeiten war bisher ein Privileg, schlichtweg mit der Firmenphilosophie nicht vereinbar, oder man hatte Angst, es würde die Zusammenarbeit im Team erschweren? Jetzt sichert es das Weiterbestehen sehr vieler Unternehmen.
Geht das einfach so? Stöpselt man den Rechner im Büro ab, Zuhause wieder ein und alles läuft seinen gewohnten Gang? Bei den einen wird das besser funktionieren, bei den anderen nicht so einfach mir-nichts-dir-nichts. Es ist und bleibt eine Herausforderung und dies auf verschiedenen Ebenen – so ein paar Dinge, die mir dabei einfallen wären:
ist das technische Equipment vorhanden? (gibt es dazu vertragliche Zusatzvereinbarungen?)
hat das Unternehmen eine begünstigende Infastruktur? (wie wird diese geschaffen? und wie ist das mit dem Datenschutz?)
hat man privat eine ausreichende Internetverbindung? (wer kommt dafür auf?)
ist ein Arbeitsbereich vorhanden? (wer kommt für die Ausstattung auf? wie ist das mit der Steuer?)
funktioniert das Arbeiten mit meinem sozialen/familiären Umfeld? (Homeschooling+Homeoffice = machbar?)
… ich denke jeder von uns hat sich in der letzten Zeit noch einer Vielzahl von weiteren Fragestellungen stellen müssen und ist gezwungenermaßen zum Manager geworden um die Entgrenzung zwischen Arbeit und Privatleben neu zu ordnen.
Nicht wenige erleben zum ersten mal, was es bedeutet „Remote“ zu arbeiten. Wie sieht dieses Arbeiten aus? Welche Herausforderungen erleben wir gerade neu und wie meistern wir diese? Wie machen andere das?
Sean Blake von unserem Partner Easy Agile hat dazu folgende 7 Tipps aus selbst gesammelten Praxiserfahrungen der letzten Zeit für uns alle zusammengestellt:
Der erste Tipp für eine einfachere remote PI-Planung: die Grundlagen beherrschen.
Was sind die Grundlagen? Nun, fangen wir damit an, über Kommunikation zu sprechen – denn gute Kommunikation ist extrem wichtig. Die richtige Kommunikation hilft unseren Teams zu wissen, was sie tun müssen, um auf alle Informationen zugreifen zu können, die sie benötigen.
Wir müssen uns zusammensetzen und jeden Kommunikationskanal planen. Wir brauchen Chat-Kanäle, damit die Leute während der PI-Planung auf Unterstützung zugreifen können.
Wir brauchen Kanäle, in denen Produktmanager miteinander reden und zusammenarbeiten können und in denen Moderatoren miteinander sprechen können – sowohl im Vorfeld der PI-Planung als auch währenddessen. Und wir brauchen auch eine Möglichkeit für die Teams, jederzeit miteinander zusammenzuarbeiten. Dies ist äußerst wichtig.
Menschen, die sich während der PI-Planung wohlfühlen, mögen es möglicherweise während der remote PI-Planung nicht, wenn sie auf Bildschirmen oder bei Videokonferenzen zu sehen sind. Auch diesen Aspekt müssen wir beachten.
Vorbereitung ist wichtig.
Scaled Agile Inc. hat tatsächlich einige Nachforschungen betrieben und festgestellt, dass ihre Release-Ingenieure durchschnittlich sechs Tage damit verbracht haben, sich auf jede PI-Planungssitzung vorzubereiten. Das war vorher. Was hat sich durch COVID-19 geändert? Da jetzt viele Personen remote arbeiten, könnte der Prozess noch länger dauern. Wir empfehlen daher etwa zwei Wochen einzuplanen, um eure Teams angemessen für die remote PI-Planung vorzubereiten.
Die Durchführung sollte optimal ablaufen, wenn wir vorbereitet sind und richtig kommunizieren. Aber wir müssen trotzdem damit rechnen, dass Dinge schief gehen können. Technologie kann uns auch scheitern lassen. So können Benutzer zum Beispiel Probleme beim Zugriff auf Tools haben.
OK, Tipp Nummer zwei: Konzentriert euch auf das Ziel.
Warum machen wir das? Wir müssen uns immer noch auf das Warum konzentrieren.
Die wichtigste Aufgabe für die PI-Planung ist, dass das Team in dieselbe Richtung läuft.
Daher sollten wir nicht zu sehr drauf schauen, welche Tools wir verwenden oder ob sich die Agenda geändert hat. Ermutigt euer Team dazu, das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren und dieses gemeinsam anzugehen.
Tipp Nummer drei: Leg die Agenda so früh wie möglich fest.
Warum? Denk an deine Kollegen, die von zu Hause arbeiten. Durch COVID-19 sind sie nicht mehr in ihrer normalen Arbeitsumgebung: Sie sind vielleicht umgeben von ihrer Familie. Deshalb müssen sie rechtzeitig wissen, dass eine PI-Planung bevorsteht und was von ihnen erwartet wird. So können sie ihre Liebsten Zuhause rechtzeitig darauf aufmerksam machen, dass sie sich in diesen Zeiträumen konzentrieren müssen. Das ist wichtig, um ihren Teams in diesen Zeiten gute Arbeitsergebnisse zu ermöglichen.
Stellen wir sicher, dass wir während der Arbeit genügend Zeit für Pausen haben. Vielleicht ist es besser, vier halbe Tage zu haben als zwei volle Tage.
Tipp Nummer vier: Wähle deine Werkzeuge mit Bedacht.
Entscheide dich, welche Tools im Team verwendet werden sollen. Stell sicher, dass sich alle mindestens einmal angemeldet und jedes Tool getestet haben, bevor du mit der PI-Planung beginnst.
Welche Werkzeuge brauchst du? Hier ist unsere Checkliste:
Tipp Nummer fünf: Üben!
Wir werden das nicht gleich beim ersten Mal richtig machen. Wir müssen üben. Wir müssen herausfinden, wie wir Dinge, zum Beispiel anonyme Umfragen, bewerkstelligen können. Verwenden wir die Umfragefunktion von Zoom oder Slack?
Wir müssen üben und wiederholen. Wir müssen flexibel mit unserer Agenda umgehen und verstehen, dass dies für die Menschen wirklich neu ist. Es ist ganz anders, Meetings von zu Hause aus zu machen als diese persönlich in einem Konferenz- oder Besprechungsraum abzuhalten.
Und es ist viel angenehmer, ein Meeting früher zu beenden, als es auf den letzten Drücker abzuschließen oder sogar die Zeit zu überziehen. Behaltet also immer etwas Spielraum in eurer Agenda.
Tipp Nummer 6: Die Bedeutung von Feedback und Retrospektiven.
Wir werden das alles nicht gleich auf Anhieb richtig machen. Lasst uns unseren Kolleg*innen die Möglichkeit geben, sich mit uns in Verbindung zu setzen – sei es durch eine Retrospektive oder durch die Öffnung eines Kanals für Feedback. Wir erhalten nicht nur Feedback darüber, wie die letzte Planungssitzung verlaufen ist, sondern auch Feedback darüber, wie unsere Zusammenarbeit im Allgemeinen empfunden wird.
Zu guter Letzt unser Tipp sieben: Mach es zugänglich.
Es gibt so viele Faktoren, die Menschen daran hindern, den Wert aus der Planung zu ziehen:
Wir haben unterschiedliche Zeitzonen, welche die Zusammenarbeit erschweren.
Wir werden Schwierigkeiten haben, Kollegen mit neuen Tools vertraut zu machen und ihnen Zugriff auf benötigte Ressourcen zu verschaffen. Ein technischer Support während der PI-Planung ist wirklich hilfreich und wichtig, falls etwas nicht so funktioniert wie gedacht.
Wir brauchen ein Backup. Wir können nicht mehrere hundert Mitarbeiter haben, die herumsitzen und darauf warten, dass Zoom oder Slack funktionieren.
Deine Tools müssen zuverlässig sein und du benötigst technischen Support, um auftretende Fehler schnell zu beheben.
Wir brauchen mehr Moderatoren als normalerweise, um alle auftretenden Fragen beantworten zu können.
Haben deine Mitarbeiter Zugang zu Coaching? Kannst du mehr Kapazitäten für Coaching und zusätzliche Moderatoren bekommen, um Menschen durch diese Prozesse zu begleiten?
Einige Kollegen sind möglicherweise nicht daran gewöhnt, die von uns vorgeschlagenen Tools zu verwenden. Gibt es also die Möglichkeit für Schulungen?
Wir haben uns entschlossen, Easy Agile Programs für Jira zu erstellen, um PI-Planung zugänglicher zu machen. Denn es hat sich herausgestellt, dass zahlreiche Unternehmen Easy Agile-Programs für die Ausführung von remote und verteilten PI-Planungssitzungen während COVID-19 nützlich fanden.
Hast du Fragen zu den Lösungen von Easy Agile oder benötigst du Unterstützung? Wir helfen dir gerne, hinterlasse uns einfach einen Kommentar oder schreib uns eine Mail (atlassian-blog@team-neusta.de)
