Migration Server zu Cloud – Was muss ich beachten?
Heute möchte ich dir zeigen, was bei der Migration von einer Server-Instanz in die Cloud zu beachten ist. Ich erkläre es dir am Beispiel von Jira, aber das gilt genauso oder sehr ähnlich für die anderen Server-Produkte. Ähnlich wie es auch Atlassian vorschlägt, macht es meiner Erfahrung nach Sinn, die Migration in fünf Phasen aufzuteilen.
Die Bewertung
Der erste Schritt ist die Bewertung. Hier ist zu prüfen, ob die Atlassian Cloud überhaupt für dich in Frage kommt.
Ein wichtiger Punkt hierbei ist, dass du dir deine aktuelle Umgebung anschaust und überprüfst, wie viele Anpassungen du an Jira vorgenommen hast: Beispielsweise wie komplex die Workflows sind und ob dort viele Automatisierungen oder Überprüfungen eingebaut wurden oder wie viele Felder du benutzt und von welchem Typ diese sind. Auch die Anzahl der Benutzer und/oder Projekte beziehungsweise Vorgänge kann ein guter Indikator dafür sein, wie aufwendig die Migration werden kann. Denn hieraus lässt sich ableiten, wie viele Personen so eine Umstellung letztendlich betrifft, die sich dann mit einer neuen Oberfläche auseinandersetzen müssen. Ganz wichtig sind auch die Apps, die du einsetzt. Hier ist genau zu prüfen, ob die Apps weiterhin eingesetzt werden sollen und wenn ja, ob es eine entsprechende Cloud-Version der App gibt. Wenn es eine Cloud-Version gibt, solltest du ein Auge darauf haben, ob der Funktionsumfang gleichbleibt oder ob für dich wichtige Funktionen fehlen. Sind hier alle Anforderungen erfüllt, solltest du mit dem Hersteller klären, ob dieser Möglichkeiten für die Migration bietet oder dich dabei unterstützen kann. Dies ist von Hersteller zu Hersteller sehr unterschiedlich und kann den Aufwand für die Migration gegebenenfalls erhöhen.
Des Weiteren solltest du dir darüber klar sein, welche Anforderungen du an die Sicherheit und Compliance hast und prüfen, ob Atlassian diese unterstützt. Eine wichtige Anlaufstelle ist hierbei das Trust Center von Atlassian: www.atlassian.com/trust. Hier finden sich alle Informationen rund um Zertifizierungen, Sicherheitsvorkehrungen und mehr in der Atlassian Cloud. Sollte dir hier etwas fehlen, kann auch der Blick in die Roadmap helfen – vielleicht steht dein Thema dort: https://www.atlassian.com/de/roadmap/cloud. Außerdem kannst du dir das sogenannte „Data Processing Addendum“ herunterladen und unterzeichnen. Dieses umfasst Regelungen rund um die Datenverarbeitung und ist von Atlassian bereits unterzeichnet. Du findet es hier: https://www.atlassian.com/de/legal/data-processing-addendum.
Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Kosten. Der „Cloud Calculator“ ist eine große Hilfe, da du dir hier für die Atlassian Produkte und die Apps einen Überblick verschaffen kannst, was an Kosten auf dich zukommt. Damit kannst du auch verschiedene Konstellationen durchspielen und schauen, was die beste Lösung ist. Den „Cloud Calculator“ kannst du hier nutzen: https://www.atlassian.com/de/software/pricing-calculator
Die Planung
Im zweiten Schritt solltest du dir einen Plan für die Migration machen. Im letzten Schritt hast du bereits die Umgebung analysiert, sodass du bereits einen guten Eindruck von der Komplexität hast. Du solltest dir auch ansehen, wie groß eure aktuelle Installation ist (insbesondere die Anhänge und die Datenbank), damit du die Menge der zu migrierenden Daten einschätzen kannst. Anschließend kannst du einen ersten Plan aufstellen, wie du dir die Migration vorstellst und welche weiteren Schritte geplant sind. Wenn du dir sicher bist, dass du in die Cloud migrieren willst, kannst du an dieser Stelle eine Organisation in der Cloud anlegen und deine Domain verifizieren. Dann können alle Benutzer, die sich mit der Domain in der Atlassian Cloud anmelden, von dir verwaltet werden. Detaillierte Informationen zum Erstellen einer Organisation findest du hier (https://support.atlassian.com/organization-administration/docs/get-started-with-an-atlassian-organization/) und Infos zum Verifizieren der Domain gibt es hier (https://support.atlassian.com/user-management/docs/verify-a-domain-to-manage-accounts/).
Des Weiteren kannst du dir an dieser Stelle Gedanken machen, ob Atlassian Access (https://www.atlassian.com/de/software/access), also die Benutzerverwaltung für die Atlassian Cloud, für dich interessant ist. Hierfür benötigst du einen Identity Provider wie die G Suite oder ein Azure AD. Solltest du keinen Identity Provider haben, bietet Atlassian die Möglichkeit, kostenlos ein Konto bei Okta einzurichten – solange du dies nur für Atlassian nutzt. Nähere Details dazu stehen hier: https://support.atlassian.com/provisioning-users/docs/create-an-okta-account-for-your-organization/
Die Vorbereitung
Der dritte Schritt ist die Vorbereitung der Migration. An dieser Stelle solltest du dir noch einmal genau die Apps anschauen, dich mit der konkreten Umsetzung der App-Migration vertraut machen und alles Notwendige hierfür vorbereiten. Außerdem ist zu prüfen, ob die Jira-Version für die Migration aktuell genug ist oder ob ein Upgrade einzuplanen ist. Nähere Infos gibt es hier (https://support.atlassian.com/migration/docs/supported-versions-for-the-jira-cloud-migration-assistant/) und hier (https://support.atlassian.com/migration/docs/supported-versions-for-jira-cloud-site-import/). Um die Migration einfach und unkompliziert zu gestalten, ist es ratsam, zu diesem Zeitpunkt die bestehende Installation aufzuräumen. Das heißt, es ist zu überlegen, welche Projekte tatsächlich migriert werden müssen und bei welchen Projekten dies nicht notwendig ist. Welche Benutzer sind zu migrieren und welche nicht? Nutze die Chance, um auch die benutzerdefinierten Felder aufzuräumen und die Workflows auszumisten. Alles was du nicht migrierst, kann in der Migration auch keine Probleme bereiten. Außerdem startest du gleich mit einem aufgeräumten System, das viel einfacher zu warten ist.
Ein weiterer Schritt, den du in dieser Phase bedenken solltest, sind die anonymen Zugriffe. Wenn das aktuelle System nur aus deinem Firmennetz erreichbar ist, dann sind anonyme Zugriffe vielleicht kein Problem. Wenn du in die Cloud migrierst, heißt anonymer Zugriff aber auch gleich Zugriff für die ganze Welt – dies kann also ein deutlicher Unterschied sein. Sei dir dessen bewusst und überlege, wo du weitere anonyme Zugriffe erlauben möchtest und wo nicht.
Die Testmigration
Im nächsten Schritt ist eine Testmigration durchzuführen. Hierbei solltest du sowohl die bestehende Instanz als auch die Cloud-Instanz sichern, in die du migrierst – zumindest, wenn dort schon relevante Daten und/oder Konfigurationen vorhanden sind. Danach führst du die Test-Migration durch. Welche konkreten Möglichkeiten es für die Migration gibt, zeige ich dir in meinem nächsten Blogbeitrag. Nach beziehungsweise während der Migration müssen auch die Apps migriert werden. Diese sind in den meisten Fällen erstmal von Hand zu installieren. Im Anschluss kann die Migration stattfinden. Wie das genau abläuft, ist bei jeder App unterschiedlich. Wenn du die Test-Migration abgeschlossen hast, solltest du dort einen Benutzerakzeptanztest durchführen lassen. So lässt sich prüfen, ob alles korrekt in der Cloud angekommen ist oder ob gegebenenfalls Anpassungen notwendig sind. Hierbei solltest du alle Bereiche und Benutzergruppen abdecken, um ein umfassendes Bild zu bekommen.
Durch die Test-Migration und die Ergebnisse des Tests beziehungsweise der Behebung der dort aufgekommenen Probleme, hast du ein klareres Bild davon, wie aufwendig die Migration tatsächlich ist. Mit diesem Wissen kannst du den Migrationsplan aktualisieren, diesen kommunizieren und mit allen Beteiligten abstimmen.
Die Durchführung der Migration
Der fünfte und letzte Schritt ist die Durchführung der richtigen Migration. Hierfür solltest du das bestehende System und die Cloud vorab sichern. Wenn in der Cloud schon Daten vorhanden sind, setzt du diese am besten vor der Migration zurück. Wie das geht, liest du hier: https://confluence.atlassian.com/cloudkb/reset-and-delete-all-data-from-your-cloud-site-691012037.html. Danach kannst du – wie auch im letzten Schritt – die Apps und die Daten migrieren. Im Anschluss an die Migration führst du die während der Test-Migration identifizierten Nacharbeiten aus. Wenn alles abgeschlossen ist, kommunizierst du allen Beteiligten das Ergebnis der Migration.
