Jira Custom Fields – Praxistipps für benutzerdefinierte Felder

Jira-Vorgänge bestehen aus Datenfeldern – zumindest zum größten Teil. Den Kern der Funktionalität stellen Systemfelder zur Verfügung: Hier geht es um Datenfelder, die Jira oder Jira-Apps bei Installation automatisch anlegen und die zum Teil essenziell für einen fehlerfreien Betrieb sind. Typische Beispiele hierfür sind „Zusammenfassung“, „Priorität“ oder „Vorgangstyp“. Diese Felder sind das Grundgerüst von Jira: Sie definieren Vorgänge und Projekte und sind die Basis von Ansichten, Filtern und Berichten. Zudem sind sie für jedes Projekt verfügbar und werden in der Vorgangsansicht logisch gruppiert.  

Zu diesen Systemfeldern können eine Reihe unterschiedlicher Feldtypen ergänzend angelegt werden, um die unterschiedlichen Anforderungen an Projekte, Vorgangstypen und Arbeitsprozesse abzubilden. Optionsfelder, Drop-Down-Listen, Datumsfelder und natürlich Nummern- und Freitextfelder gehören zur Grundinstallation. Durch Apps lassen sich zahlreiche weitere Feldtypen ergänzen.  

Der Segen der Vielfalt und Anpassbarkeit, die Jira durch die benutzerdefinierten Felder bietet, kann jedoch manchmal zum Fluch werden. Unkontrollierter Wildwuchs von benutzerdefinierten Feldern ist ein häufiges Phänomen und eine Herausforderung für die Administration. Eine hohe Anzahl an Feldern erzeugt nicht nur unnötigen Administrationsaufwand, sondern kann die Performance der gesamten Instanz beeinträchtigen.  

Es ist wichtig, eine Balance zu finden zwischen der möglichen Individualisierung einzelner Projekte und einer Standardisierung, um die Administration und Leistungsfähig der Instanz zu optimieren. Doch wie kriegt man das „Feldchaos“ in den Griff oder verhindert gar das Entstehen? Wir fassen hier ein paar Faustregeln zusammen, um die Arbeit mit benutzerdefinierten Feldern und Jira zu optimieren. 

Jedes neue Feld sollte begründet sein. Hier hilft es, vor dem Anlegen einige Kriterien zu prüfen: 

• Bietet das neue Feld einen echten Vorteil und Wert für die Arbeit? 
  In vielen Fällen wird eine Feldstruktur aus anderen Systemen oder Plattformen übernommen, ohne zu prüfen, ob dieselbe Struktur in Jira überhaupt Sinn macht. 

• Müssen die Daten, die in dem Feld erfasst werden sollen, überhaupt getrennt erfasst werden? Werden die Vorgänge basierend auf diesen Feldern ausgewertet? 
  Nicht jede Information braucht ein eigenes Feld. Oft können diese Daten ohne Nachteil fürs Projekt als Label, Komponente oder Teil der Beschreibung erfasst werden. 

• Eignet sich das neue Feld dazu, wiederverwendet zu werden? 
  Die Felddefinition und Bezeichnung sollten möglichst allgemeingültig und verständlich gewählt werden, um das Feld auch in anderen Projekten verwenden zu können.  

• Gibt es bereits ein Feld, welches an dieser Stelle verwendet werden kann? 
  Redundante Felder sind der häufigste Grund für Wildwuchs. Folgt man konsequent der vorherigen Methode, Felder möglichst wiederverwendbar zu definieren, wird dieser Schritt deutlich einfacher.  

Die Arbeit mit benutzerdefinierten Feldern erschöpft sich nicht in ihrer Erstellung. Eine regelmäßige Prüfung, ob und wie Felder verwendet werden und ob sich im Laufe der Zeit Redundanzen eingeschlichen haben, ist wichtig.  

• Es kommt immer wieder vor, dass Felder bei der Erstellung eines Projektes angefordert werden, dann aber im Arbeitsalltag keine Verwendung finden. Felder, die nicht verwendet werden, sollten entfernt werden. Bei lediglich sporadisch genutzten Feldern sollte überprüft werden, ob diese sich mit anderen Feldern zusammenführen lassen. 

• Felder, die nur von bestimmten Projekten verwendet werden, sollten in ihrem Kontext auf diese Projekte beschränkt werden. Dies verringert die Index-Größe und verbessert die Performance von Anfragen. 

• Felder sollten regelmäßig darauf geprüft werden, ob sie eindeutig benannt und keine Redundanzen entstanden sind. Multiple Felder nach dem Muster „Rechn.-NR.“, „Rechnungs-Nummer“, „Rchn#“ und „Rechnung Nr“ in der gleichen Instanz sind leider häufiger als man glaubt.  

• Viele Apps bringen ihre eigenen Felder mit. Diese verbleiben regelmäßig nach der Deinstallation der zugehörigen App im System – insbesondere wenn sie Daten enthalten. Die Entfernung solcher verwaister Felder sollte zur regelmäßigen Pflege gehören. 

Die Pflege der Custom Fields sollte Teil der regelmäßigen Administrationsroutine sein. Um diese Arbeit zu erleichtern, bietet Jira in aktuellen Data Center-Versionen den Custom Field Optimizer. Für Server gibt es eine Reihe von Apps im Atlassian Marketplace, die bei diesen administrativen Aufgaben helfen. Hierzu zählen zum Beispiel Optimizer for Jira von AppFox und Custom Field Toolbox for Jira von Rocktronix. Beide Apps bieten die Möglichkeit, die Nutzung der CF zu analysieren und entsprechend zu optimieren.  

Die vielfältigen Möglichkeiten, die sich durch die Individualisierung  mittels benutzerdefinierter Felder ergeben, sind eine große Stärke von Jira. Die Optimierung ihrer Nutzung und die Erhaltung der Performance der gesamten Instanz sind dabei wichtige Ziele, um die Erfahrung für alle Stakeholder:innen zu verbessern. Ich hoffe, dass dir diese Tipps dabei helfen. Natürlich stehen wir mit Rat und Tat zur Seite, wenn du Unterstützung im „Feld-Dschungel“ benötigst.