Import von CSV-Dateien

Heute möchte ich dir zeigen, wie du mit dem CSV-Import Vorgänge importieren kannst. Dies kann in verschiedenen Situationen hilfreich sein. Ein häufiger Anwendungsfall ist zum Beispiel folgende Situation: Ein Team hat bereits eine Aufgabenliste in Excel oder ähnlichen Tools erstellt und möchte diese zukünftig gerne in Jira pflegen. Auch für eine Migration von einem anderen Ticketsystem in Jira ist der CSV-Import ein gangbarer Weg – solange sich die Informationen aus dem alten System entsprechend exportieren lassen.

Ich werde dir zunächst zeigen, wie der CSV-Import funktioniert und worauf du achten musst. Danach gebe ich dir noch einige hilfreiche Tipps und Tricks mit auf den Weg.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten für den CSV-Import: Eine Möglichkeit ist, dass die Systemadministratoren den Import durchführen. Das ist oftmals der sinnvollste Weg, da der Import nicht ganz trivial ist. Es besteht aber auch die Option, den CSV-Import für normale Benutzer freizuschalten. Dieser ist in der Regel auf eine bestimmte Anzahl an Vorgängen beschränkt.

Wenn der CSV-Import für die normalen Benutzer freigegeben ist, findest du diesen unter Vorgänge und dann „Vorgänge aus CSV-Datei importieren“.

Um eine CSV-Datei zu importieren, benötigst du natürlich zunächst diese Datei. CSV steht übrigens für „comma separated values“ – auf Deutsch also „durch Komma getrennte Werte“. Dies ist ein sehr einfaches Dateiformat, dass du auf verschiedenen Wegen erstellen kannst. Der wahrscheinlich einfachste Weg ist, zunächst eine Tabelle in Excel zu erstellen und diese dann als CSV-Datei zu speichern.

Die Tabelle könnte beispielsweise so aussehen:

Um diese jetzt als CSV-Datei zu speichern, einfach auf Datei -> „Speichern unter“ klicken, einen Ordner auswählen, wo die Datei gespeichert werden soll, und dann CSV UTF-8 anklicken.

Da CSV ein textbasiertes Dateiformat ist, kannst du dir die Datei in einem Editor anschauen. Ich benutze dafür Notepad++, da dieses Programm viele Möglichkeiten zur Bearbeitung bietet.
Hier sieht die Datei folgendermaßen aus – Excel benutzt als Trennzeichen ein Semikolon anstatt eines Kommas:

Nutzt du in den Werten ein Semikolon, achte darauf den Text in Anführungszeichen zu schreiben oder ein anderes Trennzeichen zu verwenden.

Hier kannst du bei Bedarf noch Änderungen an der Datei vornehmen. Wenn du zum Beispiel den CSV-Import benutzt, um Daten aus einem anderen System zu importieren, sind gegebenenfalls der Benutzername oder Ähnliches anzupassen.

Außerdem ist es möglich, dass du die Zeichencodierung festlegen beziehungsweise anpassen musst. Bei der Excel-Variante hast du direkt die UTF-8 Kodierung ausgewählt. Erzeugst du die CSV-Datei aber auf anderem Weg, kann es sein, dass eine andere Codierung ausgewählt oder keine Codierung hinterlegt ist. Das kann wiederum zu Darstellungsfehlern führen, wenn Sonderzeichen enthalten sind. In diesem Fall hast du die Möglichkeit, im Notepad++ die Zeichencodierung festzulegen.
Wenn die CSV-Datei deinen Ansprüchen genügt und alle notwendigen Informationen enthalten sind, geht es an den Import.

In unserem Beispiel nutzen wir den Weg, der den Systemadministratoren vorbehalten ist. Dafür gehst du in die Systemeinstellungen und dann zu „Aus externem System importieren“. Dort kannst du dann den CSV-Import auswählen.

Im ersten Schritt wählst du die erzeugte CSV-Datei aus. Hierbei ist es möglich, direkt die Zeichenkodierung einzustellen (UTF-8 ist für unseren Fall gleich richtig vorbelegt) und das Trennzeichen festzulegen – hier musst du das Semikolon eintragen.

Führst du öfter einen Import durch, bei dem du die gleiche CSV-Struktur nutzt, kannst du die Konfiguration speichern, die du gleich erstellst. Setze einfach den Haken bei „Verwenden Sie eine vorhandene Konfigurations-Datei“. Das kann bei umfangreichen CSV-Dateien viel Arbeit sparen.

Nun wählst du aus, in welches Projekt du die Vorgänge importieren möchtest. Für den Fall, dass du in der CSV-Datei Vorgänge für verschiedene Projekte eingetragen hast, setzt du einfach den Haken – hierfür ist es wichtig, vorab in der CSV-Datei für jeden Vorgang das entsprechende Projekt zu hinterlegen.

Des Weiteren kannst du hier festlegen, in welchen Datumsformat die Daten in deiner CSV-Datei gespeichert sind. Für unser Beispiel ist das nicht relevant, da wir kein Datum mit importieren wollen.

Als nächstes legst du fest, welche Spalte aus der CSV-Datei in welches Feld in Jira gemappt werden soll. Wichtig hierbei: Die Zusammenfassung muss auf jeden Fall gemappt werden.

Willst du an dieser Stelle auf Felder mappen, die Auswahlwerte in Jira haben, machst du Folgendes: Du setzt den Haken am Ende und mappst alle in der CSV-Datei vorkommenden Werte auf die vorhandenen Werte in Jira. Wählst du dies nicht aus, werden einfach alle neuen Werte in Jira neu hinzugefügt.

Im nächsten Schritt musst du bestätigen, dass du den Import wirklich starten willst.

Anschließend wird dir das Ergebnis des Imports angezeigt. In unserem Fall hat alles funktioniert.

Auf der Ergebnisseite hast du die Möglichkeit, dir ein detailliertes Protokoll oder die Konfiguration herunterzuladen, sodass du diese erneut verwenden kannst.

So sieht einer der Importierten Vorgänge aus:

Jetzt weißt du grundsätzlich, wie du einen solchen Import durchführen kannst. Ich möchte dir noch ein paar Hinweise mit auf den Weg geben:

• Achte auf die Zeichenkodierung und schau auf das Datumsformat. Du kannst leider nur ein Format konfigurieren. Daher müssen alle Spalten, in denen ein Datum enthalten ist, gleich formatiert sein.
  
• In der CSV-Datei muss immer eine Zeile mit den Spaltenüberschriften enthalten sein, da Jira diese für den Import benötigt.
  
• Hast du Attribute, die nicht für jeden Vorgang relevant sind? Dann achte darauf, diese für den jeweiligen Vorgang nicht einfach auszulassen, sondern diese als leeren Wert in der CSV-Datei einzutragen. Nehmen wir unser Beispiel: Wenn hier für Vorgang 3 kein Bearbeiter hinterlegt sein soll, würde das so aussehen:

• Anführungszeichen werden als Begrenzungszeichen vom Text erkannt. Das heißt, wenn dein Text ein Semikolon oder Zeilenumbrüche enthält, musst du diese in Anführungszeichen „“ setzen. Soll dein Text Anführungszeichen enthalten, musst du hierfür doppelte Anführungszeichen verwenden: ““Dieser Text steht in Anführungszeichen““ – das führt dann zu “Dieser Text steht in Anführungszeichen“.
  
• Es ist möglich, für einen Vorgang mehrere Versionen zu hinterlegen. Leg einfach eine zweite Version-Spalte in der CSV-Datei an, dann übernimmt Jira beide Werte in das Feld. Hier würde jetzt für Vorgang 2 Version 1 und Version 2 hinterlegt werden:

• Auch Anhänge können importiert werden. Dafür musst du in der CSV-Datei eine URL angeben, wo der jeweilige Anhang liegt. In der Server- oder Data Center-Variante können über das File-Protokoll auch Anhänge aus dem Dateisystem des Servers, auf dem Jira läuft, importiert werden.
  
• Sub-Tasks lassen sich ebenfalls importieren. Hierfür benötigst du zwei IDs in der CSV-Datei: Einmal brauchst du eine ID, die einfach fortlaufend für alle Vorgänge vergeben wird. Als zweites benötigst du eine Eltern-ID, die für die Sub-Tasks die ID enthält, die dem übergeordneten Vorgang zugeordnet ist. So kann Jira die Referenz richtig erstellen.
  
• Darüber hinaus kannst du bestehende Vorgänge aktualisieren. Zu diesem Zweck benötigst du eine Spalte in der CSV-Datei, in der du den Schlüssel der Vorgänge einträgst. Dann ersetzt Jira die bisherigen Attribute durch die, die in der CSV-Datei eingetragen sind. Alle anderen Felder bleiben, wie sie sind.

Grundsätzlich kannst du auch Kommentare oder Arbeitszeiten importieren. Für weitere Infos hierzu oder Details zu den eben genannten Punkten möchte ich auf die offizielle Dokumentation für Jira verweisen. Diese findest du hier.

Habt ihr Fragen zum Thema CSV-Import? Schreibt uns gerne einen Kommentar.