Benutzerdefinierte Felder oder auch Custom Fields erlauben es dir in Jira, innerhalb von Projekten auf einer Bildschirm-Maske übersichtlich Informationen bereitzustellen, die es allen Teammitgliedern ermöglichen, schnell wichtige Attribute und deren Werte zu erkennen und dadurch effizient Projekte zu bearbeiten und Informationen zu verarbeiten. Benutzerdefinierte Felder können global (für alle PROJEKTE/Probleme) oder auf Projektebene (nur für ein bestimmtes Projekt) definiert werden.
Suchen nach Benutzerdefinierten Feldern
Du kannst nur nach Benutzerdefinierten Feldern suchen, wenn dein Admin dir schon welche konfiguriert hat.
Du kannst nach Vorgängen suchen, bei denen ein bestimmtes Feld einen bestimmten Wert hat. Du kannst dabei entweder mit dem Namen oder mit der Feld-ID (das ist die Nummer, die Jira dem Feld bei der Erstellung zuweist) suchen.
Dabei solltest du beachten, dass die Suche nach Feld-IDs sicherer ist, weil eine ID nur einmal, der Name eines Feldes aber mehrfach vorkommen kann. In diesem Fall kann es passieren, dass Jira nicht weiß, welches Feld du meinst, oder dass du mehrere Felder probieren musst, bevor du das richtige gefunden hast. Auch wenn du eine Suche als Filter speicherst, kann es passieren, dass der Feldname nachträglich noch einmal geändert wird und deine Suche daraufhin nicht mehr funktioniert. Wenn du die ID benutzt, kann dir das nicht passieren. Dafür ist die Suche mittels der ID aber auch deutlich umständlicher, da du dafür natürlich die ID kennen und dir merken musst. Wenn du dich allerdings an die Best Practices (etwas später hier im Artikel) hältst und Feldnamen nur einmal vergibst, dann kannst du auch ohne Probleme über den Namen suchen.
Was sind Benutzerdefinierte Felder?
Vorgänge in Jira haben verschiedene Felder, in denen die Informationen, die den Vorgang beschreiben, enthalten sind. Dies sind zum einen die System-Felder, die von Jira standardmäßig angelegt werden und zum anderen die Benutzerdefinierten Felder.
Auf den Bildschirm-Masken können beliebig viele Felder angezeigt werden. Dabei kannst du eigene Masken für das Erstellen, Bearbeiten und Anzeigen von Vorgängen erstellen.
Sind Felder z. B. nur auf der Erstellen- und der Anzeige-Maske enthalten, dann können diese Felder nicht nachträglich bearbeitet werden (weder über den Bearbeiten-Button noch über die Inline-Editier-Funktion). Die Bildschirm-Masken kannst du dann auch noch für jeden Vorgangstypen individuell konfigurieren. Für diese Konfiguration benötigst du allerdings eine Jira Admin Berechtigung.
Damit ist es möglich, individuell für ein Projekt oder Team genau die Informationen zu erfassen und anzuzeigen, die für dieses Projekt oder Team relevant sind.
Wenn du ein neues Feld erstellst, kannst du in dem Zuge auch gleich festlegen, auf welchen Masken das Feld angezeigt werden soll. Es wird dann einfach am Ende der Maske eingefügt.
Es ist auch möglich, über Kontexte ein Feld für verschiedene Projekte oder verschiedene Vorgangstypen unterschiedlich zu konfigurieren. Ebenso können hier die Standardwerte ausgewählt werden. In meinem Beispiel hat das Feld Komplexität z. B. standardmäßig die Auswahl-Optionen S, M, L und XXL. Für das Projekt Demo wurden hier aber die Auswahlmöglichkeiten Klein, Mittel und Groß konfiguriert. Hier muss also kein zusätzliches Feld angelegt werden, du kannst einfach das bestehende Feld verwenden.
Zusätzlich kann über die Feldkonfiguration und das Feldkonfigurations-Schema noch individuell gesteuert werden, ob ein Feld überhaupt zur Verfügung steht oder nicht, ob es ein Pflichtfeld ist oder wie es angezeigt werden soll.
Best Practices
So wenig Felder wie möglich, so viele wie nötig – eine hohe Anzahl von Feldern kann die Leistung des Systems beeinträchtigen und erschwert die Administration
Keine doppelten Feldnamen – Es ist wichtig kein Feld zu erstellen, das denselben Namen hat wie ein bestehendes Feld. Sonst können die JQL-Ergebnisse irreführend sein bzw. nicht funktionieren, da Jira nicht weiß welches Feld gemeint ist.
Die Feldnamen sollen allgemein gehalten sein – so können Felder auch in mehreren Projekten für andere Zwecke benutzt werden. Also lieber „Lieferschein-Nummer“ als „Lieferschein-Nummer SAP“ nutzen, weil dann beim nächsten Tool das Feld „Lieferschein-Nummer Tool2“ dazu kommt. Vermeide auch mehrere Felder für den „gleichen“ Inhalt.
Benutze die Möglichkeit, Feldnamen zu übersetzen – so wird das Feld jedem Benutzer in der für ihn passenden Sprache angezeigt. Vermeide aber, mit der Übersetzung den Namen zu ändern oder dem Feld einen anderen Kontext zu geben, z. B. wenn das Feld „Name“ heißt, nimm als deutsche Übersetzung nicht „Straße“.
Felder in Berichten – Mach dir beim Anlegen der Felder Gedanken darüber, ob du diese später in Berichten auswerten möchtest. Die Feldtypen „Einfachwahl“ und „Mehrfachauswahl“ sind für Berichterstellung gut geeignet, Textfelder jedoch nicht, da hier jeder beliebige Begriff eintragen kann.
In der der Abbildung befinden wir uns im Systembereich der Administration „Benutzerdefinierte Felder“. In diesem Bereich kannst du als Administrator über den Button „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“ neue benutzerdefinierte Felder anlegen.
Felder die Jira automatisch erstellt
Sogenannte System-Felder werden von Jira automatisch während der Installation erstellt. In der Tabelle sind alle automatisch ausgefüllten Felder sowie die dazugehörige Beschreibung enthalten.
Feldname DE
Feldname EN
Beschreibung
Projekt
Project
Ein Projekt ist nicht unbedingt ein Projekt im herkömmlichen Sinne, sondern wird in Jira als Klammer um alle Vorgänge, die irgendwie zusammengehören gesehen.
Schlüssel
Key
Die eindeutige ID eines jeden Vorgangs, z.B. ABC-123. ABC ist dabei der Schlüssel des Projekts, 123 die fortlaufende Nummer des Vorgangs.
Vorgangstyp
Type/Issuetype
Der Vorgangstyp dient dazu, verschiedene Arten von Vorgängen voneinander zu unterscheiden.
Status
Status
Der Status zeigt dir, in welchem Schritt im Arbeitsablauf ein Vorgang gerade ist. Die Übergänge zwischen den Status nennen sich Transitionen.
Priorität
Priority
Setzt fest, wie wichtig ein Vorgang ist.
Lösung
Resolution
In diesem Feld wird gespeichert, wie ein Vorgang gelöst wurde, z. B. ob er erledigt ist oder abgebrochen wurde. Dieses Feld ist sehr wichtig, da Jira von diesem Feld abhängig macht, ob es einen Vorgang als erledigt ansieht oder nicht.
Betrifft Version(en)
Affected Version
Die Version, in der ein Fehler aufgetreten ist oder auf das sich ein Vorgang bezieht.
Lösungs- version(en)
Fix Version
Die Version, in der ein Vorgang gelöst / erledigt wurde.
Komponente(n)
Component
Ermöglicht Vorgänge im Projekt näher zu spezifizieren. Es kann auch ein Verantwortlicher festgelegt werden, dem Vorgänge mit dieser Komponente automatisch zugewiesen werden.
Stichwörter
Label
Ermöglicht die Verschlagwortung von Vorgängen mit Stichwörtern.
Umgebung
Environment
Enthält die Beschreibung, in der ein Fehler aufgetreten ist oder in der getestet werden soll.
Beschreibung
Description
Enthält die umfassende Beschreibung des Vorgangs.
Verknüpfte Vorgänge
Links
Verknüpfung mit anderen Vorgängen oder z.B. Confluence Seiten.
Bearbeiter
Assignee
Der aktuelle Bearbeiter eines Vorgangs.
Autor
Reporter
Derjenige, der den Vorgang erstellt hat.
Stimmen
Votes
Hier wird angezeigt, wie viele Benutzer für einen Vorgang abgestimmt haben.
Beobachter
Watcher
Hier wird angezeigt, wie viele Beobachter ein Vorgang hat.
Fälligkeit
Due Date
Das Fälligkeitsdatum des Vorgangs.
Erstellt
Created
Das Erstelldatum des Vorgangs.
Aktualisiert
Updated
Das Datum, an dem sich zuletzt am Vorgang etwas geändert hat.
Erledigt
Resolved
Das Datum, an dem der Vorgang erledigt wurde (eine Lösung gesetzt wurde).
Ursprüngliche Schätzung
Original Estimate
Die ursprüngliche/initiale Schätzung.
Verbleibende Schätzung
Remaining Estimate
Die Zeit, die schätzungsweise noch benötigt wird, um den Vorgang abzuschließen.
Benötigte Zeit
Logged Time
Die Zeit, die bisher auf den Vorgang gebucht wurde.
Benutzerdefinierte Felder
Neben den Systemfeldern können Administratoren auch eigene Felder erstellen. Die benutzerdefinierten Felder können verschiedene Datentypen haben. In der Tabelle stehen Standardtypen, die in Jira erstellt werden. Denk aber immer die Best Practices, wenn du neue Felder erstellst.
Du solltest darauf achten, dass du Felder nicht projektspezifisch benennst, damit sie in allen Projekten gut verwendet werden können. Bei den Schemata kannst du dir ein passendes Schema überlegen. Bei einem projektspezifischen Schema macht es häufig Sinn, den Projekt-Namen bzw. -Schlüssel im Namen des Schemas wiederzufinden. Wenn du ein übergreifendes Schema hast, sollte der Name auch übergreifend sein.
In der folgenden Liste stelle ich dir die verschiedenen Feld-Typen, die im Jira Standard vorhanden sind, einmal vor.
Feld-Typ DE
Feld-Typ EN
Beschreibung
Kontrollkästchen
Checkbox
Es können eine oder mehrere Möglichkeiten angehakt werden.
Datumsfeld
Date picker
Es kann ein Datum ausgewählt werden.
Datums-/Zeit-Feld
Date Time picker
Es kann ein Datum und eine Zeit ausgewählt werden.
Stichwörter
Labels
Es kann ein Stichwort ausgewählt werden.
Zahlenfeld
Number Field
Es können Zahlen eingefügt werden.
Optionsfeld
Radio Button
Es kann eine der Optionen ausgewählt werden.
Auswahlliste (Einfachauswahl)
Select List (single choice)
Es kann eine der Optionen ausgewählt werden.
Auswahlliste (Mehrfachauswahl)
Select List (multiple choice)
Es können mehrere der Optionen ausgewählt werden.
Auswahlliste (kaskadierend)
Select List (cascading)
Die Optionen im zweiten Auswahlfeld richten sich nach der Auswahl im ersten Feld.
Text-Feld (einzeilig)
Text Field (single line)
Es kann ein Text in einer Zeile eingegeben werden.
Text-Feld (mehrzeilig)
Text Field (multi line)
Es kann ein Text über mehrere Zeilen eingegeben werden.
URL Feld
URL Field
Es kann eine URL eingegeben werden.
Benutzerauswahl
User picker
Es kann ein Benutzer ausgewählt werden.
Durch installierte Apps können hier weitere Feld-Typen dazu kommen.
Die Sichtbarkeit der Felder kann an drei Stellen konfiguriert werden:
über den Feldkontext direkt an benutzerdefinierten Feldern
durch das Ein- bzw. Ausblenden in der Feldkonfiguration und deren Verwendung im Feldkonfigurationsschema
durch Verwendung eines Feldes auf einer Bildschirmmaske
Wir widmen uns den Feldkonfigurationen und deren Schemata.
In einer Feldkonfiguration sind sämtliche Felder (Systemfelder und benutzerdefinierte Felder) vorhanden. Es kann nur die Sichtbarkeit eingestellt werden. Beim Erstellen neuer Felder sind diese immer in allen Feldkonfigurationen sichtbar! Das ist zu berücksichtigen, da ansonsten Felder an der falschen Stelle sichtbar sein können.
Grundsätzlich ist es empfehlenswert, so viele Schemata wie möglich wiederzuverwenden und nur im Ausnahmefall für ein Projekt ein eigenes Schema zu erstellen. Damit wird der Administrationsaufwand deutlich reduziert.
In der Feldkonfiguration hast du verschiedene Einstellungsmöglichkeiten für die Felder.
Mit „Bearbeiten“ kannst du eine Beschreibung für das Feld eintragen.
Mit „Ausblenden“ kannst du ein Feld deaktivieren, so dass es nicht zur Verfügung steht.
Mit „Erforderlich“ kannst du ein Feld als Pflichtfeld markieren, wenn ein Feld schon ein Pflichtfeld ist, kann es mit „optional“ wieder zu einem Nicht-Pflicht-Feld werden.
Mit „Bildschirmmaske“ kannst du konfigurieren, auf welchen Masken das Feld angezeigt werden soll.
Mit „Renderer“ (steht nur bei einigen Feld-Typen zur Verfügung) kannst du festlegen, wie das Feld angezeigt werden soll.
Es kann hilfreich sein, ein benutzerdefiniertes Feld nur in der Feldkonfiguration zu deaktivieren oder auch nur von den Masken zu entfernen, anstatt es gleich zu löschen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn nicht ganz klar ist, wo das Feld überall benutzt wird oder wenn es eine Chance gibt, dass das Feld doch noch benötigt wird.
Auch sollte dir bewusst sein, dass ein Feld vielleicht in einem Workflow oder an anderen Stellen benutzt wird. Dies sollte geprüft werden, bevor du ein Feld löscht.
Wenn du dir aber sicher bist, dass du ein Feld nicht mehr benötigst und es auch nirgendwo sonst verwendet wird, spricht nichts dagegen, das Feld zu löschen, dies wirkt sich auch wieder positiv auf die Performance aus.
Das Deaktivieren eines Feldes oder das Entfernen von einer Maske ist relativ unproblematisch, da du dies jederzeit wieder rückgängig machen kannst, ohne dass du Datenverlust befürchten musst.
Falls du einmal ein Feld auf einer Eingabemaske vermisst, hilft dir die Funktion „Wo ist mein Feld?“. Da trägst du einfach den Namen des nicht sichtbaren Feldes ein und JIRA zeigt dir an, in welcher Konfiguration es ausgeblendet wird bzw. in welcher Feldkonfiguration (oder auch Bildschirmmaske) du das Feld aktivieren und sichtbar machen kannst. Dafür benötigst du allerdings eine Admin-Berechtigung.
Für das Feld Sicherheitsstufe z. B. wird darauf hingewiesen, dass das Feld hier nicht zur Verfügung steht, weil kein entsprechendes Schema dem Projekt zugeordnet ist. Genauso könnte hier aber auch auf die Bilderschirmmaske oder die Feldkonfiguration verwiesen werden.
Custom Fields sind in der Projektplanung nicht wegzudenken und überaus sinnvoll. Sie sind jedoch mit Bedacht zu benutzen und brauchen sehr viel administrative Kontrolle. Bevor du sie erstellst, solltest du genau wissen, wie das jeweilige Projekt laufen soll und dich mit deinem Team auf eine gemeinsame ‚Sprache‘ verständigen.
Was hälst du von Custom Fields und wie sind deine Erfahrungen?
