Allgemein, Technik

Veröffentlicht am 6. August 2020

Zeiten schätzen und buchen

Heute zeige ich dir, wie du Schätzungen in Form von Zeiteinheiten in Jira Vorgängen erfassen, die tatsächlich gebrauchte Zeit buchen und diese dann auch auswerten kannst.

Um die Features nutzen zu können, muss die Zeitverfolgung im Jira grundsätzlich aktiviert sein. Sollte das noch nicht der Fall sein, dann wende dich an einen deiner Jira Administratoren, da nur diese die Zeitverfolgung einschalten können.


Als Hinweis am Rand: das Verfolgen von Zeiten ist in manchen Unternehmen ein kritisches Thema. Du solltest die Thematik also in deinem Unternehmen besprechen, bevor du die Zeitverfolgung einschaltest. Falls es in deinem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, hat dieser umfassende Mitbestimmungsrechte bei der Einrichtung von Zeiterfassungssystemen.

Erfassen von Schätzungen

Wenn die Zeitverfolgung aktiviert ist, brauchst du nur noch das Feld ‚Zeitverfolgung‘ in deiner Bildschirmmaske, um gleich beim Anlegen eines Vorgangs  zu starten.Mit dem Hinzufügen der ‚Zeitverfolgung‘ in die Maske erhältst du gleich zwei neue Eingabemöglichkeiten, und zwar die ‚Ursprüngliche Schätzung‘ und die ‚Verbleibende Schätzung‘.

Üblicherweise wird in die ‚Ursprüngliche Schätzung‘ die Zeit eingetragen, die initial für die diesen Vorgang geschätzt wurde. Diese Schätzung wird ohne guten Grund nicht wieder angepasst. Ein guter Grund wäre z. B. ein Tippfehler, aber nicht eine Fehleinschätzung. In ‚Verbleibende Schätzung‘ wird eingetragen, wieviel Zeit voraussichtlich noch benötigt wird. In den meisten Fällen wird die verbleibende Schätzung immer geringer, sie kann aber auch steigen, falls sich neue Erkenntnisse oder Herausforderungen einstellen.

Beim Anlegen des Vorgangs ist es ausreichend, nur die ursprüngliche Schätzung auszufüllen, Jira füllt dann die verbleibende Schätzung mit dem gleichen Wert. Für die Zeiteingabe kannst du verschiedene Einheiten verwenden, ‚w‘ für Wochen, ‚d‘ für Tage, ‚h‘ für Stunden oder ‚m‘ für Minuten.

Sobald du eine Schätzung eingetragen hast, kannst du diese in der Vorgangs-Detailansicht sehen.

In der Praxis ist es häufig so, dass zunächst die Vorgänge erstellt werden und erst nachträglich in einer gemeinsamen Schätzrunde die Schätzungen festgelegt und eingetragen werden. In diesen Fällen kannst du über die Bearbeiten-Funktion genauso vorgehen, wie oben beschrieben.

Einfacher wäre es aber, mit dem Backlog zu arbeiten. Im Backlog sind bereits alle Vorgänge enthalten und nach Priorität sortiert. Hier kann man also beim Schätzen einfach der Reihe nach durchgehen und hat dann immer die Vorgänge die als nächstes bearbeitet werden müssen, geschätzt.

Wenn du im Backlog einen Vorgang auswählst, erscheint auf der rechten Seite die Vorgangs-Ansicht. Ganz oben gibt es dort das Schätzungsfeld, in das du dann gleich die entsprechende Zeit eintragen kannst. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass im Board die Schätzmethode auf „Ursprüngliche Schätzung“ eingestellt ist.

Jetzt hast du schon einen Überblick über die von dir und deinem Team veranschlagten Zeiten für die einzelnen Vorgänge. Wie es im Projektverlauf mit den Schätzungen weitergeht, zeige ich dir im nächsten Abschnitt.


Buchen von Zeiten

Um im Verlauf des Projektes nachvollziehen zu können, wie gut man vorankommt und ob die Schätzungen passen, erfasst du die tatsächlich benötigte Zeit für die Vorgänge.

Die Zeit zu erfassen ist ganz einfach, du klickst dazu auf ‚Weitere Aktionen‘ und dann auf ‚Arbeit protokollieren‘.

Alternativ kannst du auch einfach den ‚. ‚ drücken und anfangen ‚Arbeit protokollieren‘ einzugeben. Nach den ersten Buchstaben wird dir der richtige Eintrag angezeigt. Du kannst dir den Griff zur Maus an dieser Stelle also sparen. 

In dem sich öffnenden Fenster kannst du alle wichtigen Informationen eintragen. Der wichtigste Punkt ist die ‚Benötigte Zeit‘, hier trägst du ein, wie viel Zeit du jetzt gerade an dem Vorgang gearbeitet hast. Auch hier kannst du wieder die oben schon genannten Zeiteinheiten verwenden.

Im Feld ‚Startdatum‘ trägst du den Zeitpunkt ein, an dem du angefangen hast den Vorgang zu bearbeiten. Wenn es für dich nicht relevant ist, dies genau zu erfassen, kannst du es aber auch einfach bei der Vorbelegung belassen (aktueller Tag und Uhrzeit).

Das nächste Feld dient dazu, die verbleibende Schätzung anzupassen. Standardmäßig ist hier ‚Automatische Anpassung‘ eingestellt. Das bedeutet, dass die verbleibende Schätzung einfach um die Zeit, die gerade gebucht wurde, reduziert wird.

Mit der zweiten Option bleibt die verbleibende Schätzung unverändert, das kann zum Beispiel dann passieren, wenn du zwar am Vorgang gearbeitet hast, aber nicht voran gekommen bist.

Mit der dritten Option kannst du die verbleibende Schätzung auf einen bestimmten Wert setzen, während die vierte Option es ermöglicht, die verbleibende Schätzung um einen anderen Wert als die gebuchte Zeit zu reduzieren.

Zu guter Letzt kannst du in einem Kommentar angeben, was du genau gemacht hast.

Wenn die Zeit erfasst wurde, wird auch gleich der Bereich Zeitverfolgung in der Vorgangsansicht aktualisiert und du kannst hier die neuen Werte sehen.

Ein weiterer Weg um Zeit zu buchen, ist das kleine Plus-Zeichen im Bereich der Zeitverfolgung.

Detailliert kannst du alle Zeitbuchungen dann im Tab ‚Arbeitsprotokolle‘ im Bereich ‚Aktivitäten‘ sehen.

Wenn du entsprechende Berechtigungen hast, kannst du hier auch bestehende Protokolle anpassen oder sogar löschen.


Der Zeitverfolgungsbericht

Wenn du nicht nur für einen Vorgang, sondern für das ganze Projekt wissen willst, wie es um die Zeiten steht, kannst du den Zeitverfolgungsbericht verwenden. 

Am Beginn des Berichts gibt es eine Übersicht über den Fortschritt. Grün ist dabei die bereits erledigte Zeit, Orange die verbleibende Schätzung. Der zweite Balken stellt die Abweichung dar. Dabei wird visualisiert, ob man über und unter der ursprünglichen Schätzung liegt.

Darunter werden dir alle relevanten Vorgänge mit den zeitrelevanten Informationen in Tabellenform angezeigt, neben der ursprünglichen Schätzung, werden hier die verbleibende Schätzung, die gebuchten Zeiten und die Abweichungen von gebuchter und geschätzter Zeit für jeden Vorgang angezeigt. Zusätzlich werden dann die Spalten am Ende der Tabelle noch einmal aufsummiert.


Wenn du Fragen zum Thema ‚Zeiten buchen und schätzen in Jira‘ hast, dann meld dich einfach bei uns. Wir unterstützen dich gerne!


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