Technik

Veröffentlicht am 2. Juli 2020

BigPicture – Projekt- und Portfoliomanagement

In der Projektmanagement-Beratung stößt man früher oder später auf Dialoge wie diesen: 

Partner A: „Ok, dann sind wir uns jetzt einig, dass wir unsere Zusammenarbeit auf agile Art und Weise gestalten?“ 

Partner B: „Ja, natürlich! Agil, aber so was von! Ein Muss heutzutage! Ach, bevor ich es vergesse, den detaillierten Projektplan für die kommenden zwei Jahre schicken Sie mir aber bis Freitag noch zu, ja?“ 

Da muss man durch… und zum Glück kann Jira solche Bedürfnisse erfüllen – dank erstklassiger Apps wie BigPicture von unserem Partner SoftwarePlant aus Warschau. 

Ist es so abwegig, agile Arbeitsweisen in Projektpläne zu integrieren? Nein! Ich bin aber auch kein Agile Evangelist und denke, dass Unternehmen sich im ständigen organisatorischen Entwicklungsprozess befinden. Es dauert seine Zeit, Methoden durch Veränderungsprozesse in den Arbeitsalltag zu integrieren und auch die Unternehmenskultur und Methoden sowie Frameworks müssen zueinander finden und passen. Was soll’s, dann ist es halt ein Hybrid – ist doch auch schick! 

Was ist BigPicture und was kann es? 

BigPicture ist eine Erweiterung für Jira, um Projekt- und Portfoliomanagement zu betreiben. Die Vorgänge eines Jira-Projekts können aus einem Projektstrukturplan (PSP/WBS) heraus betrachtet werden. Direkt daneben ist das Gantt-Chart zum Projekt und gleich darunter ist die Personalauslastung zu sehen! Aber es beschränkt sich nicht nur auf die Einzelbetrachtung eines Jira-Projekts. Ebenso ist es möglich, sich mehrere Projekte oder sogar die Vorgänge aus selbst definierten JQL-Filtern anzeigen zu lassen. 

Soweit erstmal zur groben Verortung. Jetzt noch mal ein tieferer Blick unter die Haube – denn da steckt noch mehr drin! 

BigPicture bringt das Gantt-Chart in Jira 

Durch die Integration von BigPicture ist es möglich, Programme zu erstellen, in denen ein oder mehrere Jira-Projekte beziehungsweise Vorgänge aus einem Filter in einem Gantt-Chart dargestellt werden. So hast du den zeitlichen Verlauf deines Vorhabens immer im Blick, bekommst visuell einen Eindruck davon, welche Vorgänge voneinander abhängig sind und wann Meilensteine geplant sind. 

Hierbei handelt es sich um eine dynamische Darstellung: Wird zum Beispiel das Startdatum eines Vorgangs verändert – dies geht übrigens direkt aus BigPicture heraus –, wirkt sich das unmittelbar auf die Darstellung aus. So kannst du die Konsequenzen direkt erfassen und darauf reagieren. 

Dies ist möglich, da sich die Anordnungsbeziehungen in Form von Links zwischen den Vorgängen auswirken. Das ist in Jira selbst als Information bei den Vorgängen hinterlegt. 

Ressourcenmanagement & Einsatzplanung des Teams 

Nur einen Knopf weiter ist es möglich, Aufgaben per Drag-and-drop zuzuordnen und den Überblick über die Auslastung im Team beziehungsweise über die jedes einzelnen Teammitglieds zu behalten. Gibt es keine typischen 9-to-5-Arbeitszeiten, so können individuelle Einstellungen bei der wöchentlichen Verfügbarkeit vorgenommen werden. All dies hat unmittelbar Auswirkungen auf die Planung. Es erfolgt ein visueller Hinweis, zu welchem Zeitpunkt welche Teammitglieder und Teams nicht oder übermäßig ausgelastet sind. Korrekturen im Zeitplan können direkt im Gantt-Chart umgesetzt werden. Hierfür musst du nicht extra auf eine andere Oberfläche wechseln. 

Erstelle deine agile Programm-Roadmap 

Es ist jetzt noch einfacher, deine Ziele im Blick zu behalten! Mit der agilen Programm-Roadmap kannst du die Ziele deiner Inkremente mit den Zielen deiner Iterationen in Einklang bringen. Mehrere Teams arbeiten am selben Inkrement? Kein Problem, auch dies lässt sich hier darstellen und managen.  

Identifiziere und manage Risiken in deinen Projekten 

Was waren das doch für Zeiten, als zu Beginn eines Projekts erst einmal eine Risikoanalyse gemacht wurde und diese dann in irgendeinem Ordner verschwunden ist. Ach ja, das ist ja immer noch so. Das muss aber nicht sein! BigPicture liefert dir zu jedem deiner Projekte eine Risikomatrix mit, die du einfach mit deinen identifizierten Risiken befüllen und anschließend bewerten kannst. Dies sind Jira-Vorgänge, du kannst sie also verfolgen. Das Risiko hat sich verändert? Auch hier steht dir wieder die Drag-and-drop-Funktion zur Verfügung, um die Veränderungen direkt in der Matrix vorzunehmen. Damit es noch einfacher für dich ist, gibt es das passende Gadget für dein Dashboard. Solltest du die Infos für ein Meeting brauchen, dann kannst du diese in deine Confluence-Seite einbauen. 

Welche anderen interessanten Features sind noch dabei? 

  • Leistungsfähige Schnellfilter 
  • Erstelle benutzerdefinierte Strukturen (WBS/PSP) gemäß Jira-Komponenten, Lösungsversion, Epos, Unteraufgaben oder sogar Vorgangsverknüpfungen 
  • Markierungen, Baselines, Aufgaben einfärben 
  • Erhöhe deine Produktivität durch die Nutzung von Shortcuts und Inline-Bearbeitung 
  • Import/Export-Funktionen durch die App-Erweiterung BigTemplate 

BigPicture 8 – welche Neuerungen bringt das aktuelle Major Release? 

Sandbox

Endlich! Heiß erwartet! Was-wäre-wenn-Szenarien! Im Sandbox-Modus kannst du alternatives Vorgehen planen und testen. Du kannst diese alternativen Zeitpläne später löschen und die Produktivumgebung unberührt lassen oder du spielst sie ein. 

Ausgereiftes Portfoliomanagement 

Dies ist ein brandneues Übersichtsmodul mit [Boxen] und Berichten auf Portfolioebene. Das BigPicture ist jetzt noch bigger!  

Nahtlose Integration 

Teams können die Werkzeuge behalten, die sie lieben, wie zum Beispiel Trello. Da du Trello mit BigPicture 8 verbinden kannst, sind deine Teams in der Lage, das Portfoliomanagement und die Berichterstellung in BigPicture zu nutzen. 

Neues Gantt-Chart 2.0 

Das verbesserte Gantt-Chart bietet dir noch bessere Einstellungsmöglichkeiten für Ansichten. Außerdem gibt es eine Seitenleiste, die wichtige Informationen zu deinen Projektdaten liefert – wie Meilensteine, überfällige Vorgänge und Vorgangs-Verknüpfungen – und eine Minimap, die dir die Navigation bei komplexeren Vorhaben erleichtert. 

Ein neues Kalender-Modul 

BigPicture kann ab sofort auch Kalender! Lass dir alle Vorgänge deines Teams in einem Kalender anzeigen und breche die Ansicht per Filter runter auf das einzelne Projektteammitglied. Ja, das ist jetzt nicht so agil, aber ich mag Kalender und ich wollte schon immer einen haben und ich glaube, das geht nicht nur mir so.  

BigPicture kann jetzt den Rechtsklick 

An vielen Stellen in der App erscheint jetzt beim Rechtsklick mit der Maus ein Kontextmenü. Dieses ermöglicht dir beispielsweise, Aufgaben in Meilensteine umzuwandeln. Außerdem bietet es verschiedene Sortieroptionen sowie die Option, die Farbe des Vorgangs manuell zu ändern. 

Du willst noch mehr wissen? 

Nimm doch an einem Webinar direkt bei SoftwarePlant teil! Hier findest du die nächsten Termine. 

Oder teste BigPicture auf einer frei zugänglichen Demoumgebung aus. 

Schau dir ein Video-Tutorial an. 

Alle Infos findest du hier: https://softwareplant.com/demo/ 


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Wenn du noch Fragen hast, melde dich gerne bei uns! 

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