Allgemein, Technik

Veröffentlicht am 14. Oktober 2021

Confluence Makros – Best-of

Wenn man das erste Mal in Confluence unterwegs ist, wundert man sich nicht selten über die scheinbare Schlichtheit. Nicht mal eine zusätzliche Schriftart lässt sich individuell einstellen. Das wirkt, groß geworden mit Produkten von Microsoft oder anderen Anbieter:innen, befremdlich. Und ja, dabei bleibt es auch: Confluence ist anders. Eine Form der Andersartigkeit ist die einfache Nutzung von Funktionalitäten über Makros. Hierzu musst du im Bearbeiten-Modus auf einer Confluence-Seite nur das „+“ drücken. Schon werden dir einige Möglichkeiten angeboten: Klickst du „view more“ oder „Other macros“, werden alle verfügbaren angezeigt.

Wenn dir die Makro-Namen schon geläufiger sind, kannst du das gewünschte Makro auch während des Schreibens mit „/“ (bei Server „{„) und dem Makronamen aufrufen.

Zusätzliche Apps für Confluence bieten oft zusätzliche Makros. Es lohnt sich also, immer mal wieder nachzuschauen, ob sich etwas getan hat und neue Möglichkeiten zur Verfügung stehen.

An dieser Stelle zeige ich dir einige Makros, die ich gerne und recht häufig verwende. Viel Spaß beim Ausprobieren!

Table of content

Zur Steigerung der Übersichtlichkeit ist ein Inhaltsverzeichnis nützlich. Zudem können die im Text formatierten Überschriften (Überschrift 1 / 2 / 3) als Ankerpunkte angesteuert werden. Verwende hierzu das Makro „table of content“.

Attachments

Ich finde, die Anhänge sind im Confluence zu sehr versteckt – dieses Makro am Ende jeder Seite erspart einige Sucharbeit. Verwende einfach das Makro „Attachments“.

Status

Ohne Zusatz-App ist Confluence recht funktional. Optische Merkmale lassen sich oft viel schneller mit den Augen erfassen und erhöhen somit die Lesbarkeit der Informationen. Nutze zu diesem Zweck das Makro „Status“.

Emoji

Das Gleiche gilt auch hier. Unter der Vielzahl angebotener Emojis nutze ich die der Kategorie „performance“ regelmäßig. Verwende hierzu das Makro „Emoji“ direkt aus der Menüleiste.

Die meisten hiervon kannst du auch beim Schreiben durch einen anderen Shortcut einfügen als angegeben:

(/), (x), (+), (-), (on), (off), -, -, (!), (?), (i), (*y), (*b), (*g), (*r)

Panels

„Panels“ bieten eine weitere Unterstützung, um Confluence-Seiten „attraktiv“ zu gestalten und bestimmte Informationen hervorzuheben. Nutze hierfür beispielsweise das Makro „info panel“.

Expand

Mit diesem Makro können weitergehende Informationen untergebracht werden, die sonst die Übersichtlichkeit der Seite allein durch ihre Menge einschränken könnten. Verwende zum Beispiel das Makro „expand“.

Profile Picture

Mit Profilbildern werden Informationen persönlicher. Bei größeren Teams ist es eine Erleichterung für jeden Neueinsteiger, wenn neben den Namen auch ein Bild der Person zu sehen ist. Hier kannst du zum Beispiel das Makro „Profile picture“ nutzen.

Create from template

Wenn ich schon von unseren Teammeetings schreibe – das Template für den nächsten Termin kann man sich auch durch einen Button auf einer Seite auslösen lassen (diese wird dann unterhalb der Seite mit dem Knopf erstellt). Hierfür eignet sich das Makro „Create from Template“.

Excerpt / Excerpt include

Wenn du eine Information an mehreren Stellen im Confluence benötigst, sie aber bei einer Änderung im Text nicht manuell auf all diesen Seiten anpassen möchtest, so ist dieses Makro hilfreich. Du stellst den Originaltext in das Makro „Excerpt“. Auf der Ziel-Seite nutzt du dann das „Excerpt include“-Makro und gibst an, welches Excerpt du dir anzeigen lassen möchtest. Leider gibt es derzeit die Einschränkung, dass nur ein „Excerpt“ von einer Seite entnommen werden kann. Allerdings kannst du dir auf einer Seite so viele „Excerpt include“ anzeigen lassen, wie gewünscht.


Hier siehst du die Ansicht des Makros im Bearbeiten-Modus:

Beim „Excerpt Include“ kannst du auswählen, ob du den Text genau wie das Original anzeigen lassen möchtest. Alternativ kannst du durch einen Rahmen kenntlich machen, woher der Text stammt:

Action item & Task report

Auch wenn du Jira nicht benutzt, kannst du über die „Action items“ eine Aufgabenverfolgung betreiben. Wenn du das „Action item“ direkt aus der Menüleiste aktivierst, kannst du hier die @mention-Funktion verwenden, um einen Bearbeiter festzulegen. Zudem lässt sich mit der Datums-Funktion („//“) ein Fälligkeitsdatum bestimmen.

In dem „Task report“ kannst du alle „Action items“ anzeigen lassen. Diesen kannst du so konfigurieren, dass beispielsweise nur Items einer bestimmten Seite oder eines bestimmten Bereichs verwendet werden. Zudem gibt es die Möglichkeit „Action items“ nur von Seiten, die ein bestimmtes Stichwort beinhalten, oder von Seiten bestimmter Bearbeiter:innen oder Autor:innen anzeigen zu lassen. Auch „Action items“, die ab einem bestimmten Datum erstellt wurden oder einen bestimmten Status haben, können in den „Task report“ aufgenommen werden.

Jira Filter

Das wahrscheinlich am meisten verwendete Makro ist das „Jira filter“-Makro. Hiermit kannst du ausgewählte Jira-Vorgänge anzeigen lassen und in der Konfiguration bestimmen, welche Spalten dargestellt werden sollen. Um festzulegen, welche Jira-Vorgänge angezeigt werden sollen, musst du einen JQL-Code eingeben, nachdem das Makro eingefügt wurde. Wenn du wenig Erfahrung mit JQL hast, dann wechsle zu Jira in den Vorgangsnavigator. Wähle hier „Filter“ und dann „Erweiterte Vorgangssuche“ aus. So kannst du über die Standardsuche die von dir gewünschten Vorgänge heraussuchen. Lass dir diese als JQL anzeigen („zu JQL wechseln“) und kopiere sie in die Confluence-Abfrage hinein.

Welche Makros verwendest du am liebsten? Schreib uns gerne einen Kommentar! Und melde dich, wenn du Fragen rund um das Thema Makros hast.

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