Allgemein, Technik

Veröffentlicht am 26. November 2021

Jira Automation

Heute möchte ich dir ein unterschätztes Feature von Jira Cloud vorstellen: Jira Automation. Dieses Feature erlaubt es, bestimmte Aktionen automatisch ausführen zu lassen, wenn bestimmte Auslöser und Bedingungen erfüllt sind. Der Kern des Ganzen sind Regeln: Wenn-Dann-Sonst-Bedingungen, die durch festgelegte Trigger ausgelöst werden und es erlauben, wiederkehrende Aktionen zu automatisieren und so dem:der Jira Nutzer:in (und Admin) jede Menge Arbeit abnehmen.

Automation – ursprünglich als ein Plugin für Jira entwickelt und für Server und Data Center immer noch als Plugin verfügbar – ist in Jira Cloud bereits integriert und in allen Abo-Plänen verfügbar. Anders als Workflow Post-Functions oder Skripte erfordert Jira Automation keine Jira Administratorberechtigung, sondern steht jedem:jeder Projektadministrator:in für sein Projekt zur Verfügung.

Mit Automation lassen sich eine Vielzahl unterschiedlicher Aktionen starten, zum Beispiel:


. Einen Vorgang einem:einer bestimmten Nutzer:in zuweisen – basierend auf Priorität oder Status.

. Alles Stories schließen, wenn das darüberliegende Epic geschlossen wird.

. Eine Nachricht senden, wenn das Fälligkeitsdatum drei Tage entfernt ist und der Vorgang noch nicht in den gewünschten Status übergegangen ist.

. Automatisch einen Vorgang in einem Projekt erstellen, wenn ein Vorgang eines bestimmten Vorgangstyps in einem anderen Projekt erstellt wurde.

Doch wie funktioniert das nun? Wie fügen sich die einzelnen Teile zusammen? Zwei Bausteine brauchst du auf jeden Fall: einen Auslöser, hier Trigger genannt, und eine Aktion, die auf diesen Auslöser folgt. Dazwischen können Bedingungen geschaltet werden, wenn du eingrenzen willst, wann eine bestimmte Aktion durchgeführt wird.

Trigger

Trigger starten die Ausführung einer Regel. Dies kann ein bestimmtes Ereignis in Jira sein oder auch ein Zeitpunkt, denn Trigger können nach einem Zeitplan laufen. Typische Trigger wären ein erstellter Vorgang, ein hinzugefügter Kommentar oder ein abgeschlossener Sprint. Ein Trigger kann auch so festgelegt werden, dass er von einem:einer Benutzer:in in einem Vorgang manuell ausgelöst wird.

Ein Bild, das Text enthält.  Automatisch generierte Beschreibung

Bedingungen

Bedingungen schränken ein, wann Aktionen, die durch einen Trigger ausgelöst werden, auch tatsächlich durchgeführt werden. Aktionen werden nur ausgelöst, wenn alle Bedingungen erfüllt sind. Bedingungen erlauben es, eine Vielzahl von Zuständen zu prüfen und auch miteinander zu vergleichen. So kann zum Beispiel geprüft werden, ob die auslösende Statusänderung auch im antizipierten Status endet.

Aktionen

Aktionen definieren, was nun tatsächlich passieren soll, wenn ein Trigger ausgelöst wurde und etwaige Bedingungen erfüllt sind. Das können tatsächliche Änderungen am System sein, wie die Aktualisierung von Feldwerten, Statuswechsel von Vorgängen, Änderungen an Kommentaren oder Anhänge. Hierzu können aber auch Protokoll- oder Benachrichtigungsaktionen oder sogar REST API-Aufrufe zählen.

Während der einfachste Fall aus Trigger und Aktion besteht, erlaubt Jira Automation durch die Möglichkeit von Verkettung und Verzweigung auch komplexe Regeln abzubilden. So erlaubt uns Verzweigung zum Beispiel, Statusänderungen an einem übergeordneten Vorgang durchzuführen, wenn eine Bedingung für einen oder alle untergeordneten Vorgänge zutrifft. Atlassian hält solche und andere Beispiele in einer Automation Template Library bereit, die du hier findest:

Dort ist auch eine Sandbox-Umgebung, in der du die Regeln in Ruhe testen kannst.

Damit du möglichst schnell das meiste aus Jira Automation rausholen kannst, gebe ich hier ein paar Tipps:

. Keep it simple! Lieber zwei einfache als eine komplizierte Regel. Das erleichtert auch die Fehlersuche, falls mal etwas schiefgeht.

. Versichere dich, dass der:die Benutzer:in, der:die die Regel ausführt, auch für alle Teile der Regel berechtigt ist. Wenn der:die Benutzer:in beispielsweise die Vorgänge gar nicht sehen kann, die geprüft werden, wird die Regel nicht funktionieren.

. Aktiviere Benachrichtigung bei Fehlschlag! Es ist von unschätzbarem Wert, fehlgeschlagene Regeln möglichst schnell aus dem Verkehr zu ziehen, bevor sie erhöhten Supportaufwand produzieren.

Ein Bild, das Text enthält.  Automatisch generierte Beschreibung

Insgesamt bietet Jira Automation eine solide Automatisierungsfunktion, die eingängig und leicht zu bedienen ist und keine Programmiervorkenntnisse erfordert. Projektadmins können so immer wieder aufkommende, müßige Aufgaben automatisiert erledigen lassen und haben mehr Zeit für das eigentliche Tun.

Falls du noch Fragen zu Jira Automation hast oder abklären möchtest, ob auch deine Anforderungen dadurch realisiert werden können, scheue dich nicht, uns zu schreiben! Natürlich kannst du uns auch zu jedem anderen Atlassian-Thema kontaktieren.

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